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Vergleich basiert auf ACT 2003 (6) zu 2009 (11,1)

Ich habe ein umfangreiches und stark strukturiertes Ablageverzeichnis für meine Kunden. Sämtliche Dokumente (gesendete wie empfangene) sind in einem Verzeichnis je Kunde zusammengefasst. Beim Ausdruck in ACT!6 speicherte ich das Dokument im jeweiligem Kundenverzeichnis und es wurde ein Protokolleintrag erstellt, der mir erlaubte später das Dokument zu öffnen und der auch den Pfad zm jeweiligem Kundenverzeichnis anzeigte. Andere Dokumente (z.B. Excelkalkulationen, CAD-Zeichnungen) im Kundenverzeichnis konnte ich manuell mit ACT verknüpfen und im entprechendem "nativ"-Programm aufrufen. Ich hatte dadurch immer alles sofort zur Hand. Sollte ich einmal eine Änderung an einem Dokument vornehmen müssen, konnte ich es problemlos öffnen, ändern und unter dem selben Namen speichern. Meine Kundenverzeichnisse sowie ACT waren immer identisch.

Leider ist das in ACT! 11 anders und sehr diskussionswürdig.

Um ein Dokument später in ACT wieder zu öffnen, bleibt mir jetzt NUR die Möglichkeit es anzuhängen. Aber das angehängte Dokument ist jetzt ACT-Bestandteil aus dem Verzeichnis "Attachments"und ich habe jetzt ein Original und eine KOPIE. Öffne ich später aus ACT heraus das angehängte Dokument, so öffne ich tatsächlich die Kopie. Verändere ich aus ACT heraus das Dokument, so verändere ich die Kopie - NICHT das Original. Speichere ich das geänderte Dokument - so speichere ich die Änderungen in der Kopie und NICHT im Original.

Anders herum: Ändere ich im Kundenverzeichnis eine Datei (z.B.Excelkalkulation) so wird die Änderung in ACT überhaupt nicht registriert.

Das dürfte wohl SEHR PROBLEMATISCH sein!!

Das alles könnte umgangen werden, wenn beim Ausdruck eines Dokuments in ACT!11 zwei Varianten für den Historie-Eintrag angeboten würden:
- Verknüpfung erzeugen
oder
- Dokument anhängen
Ich würde mich IMMER nur für die Verknüpfung entscheiden. Sollte ich eine Synchronistation mit einem anderen PC beabsichtigen, würde ich sowieso vor der ACT-Synchronization eine komplette Synchronization aller Kundenverzeichnisse machen!

Frage: Mache ich irgendwo einen Gedankenfehler? Gibt es schon irgendein Tool welches meinem Vorschlag (2 Varianten) nahekommt?

Hallo Ronald,

so ist die Ablage in ACT!11 meines Wissens auch nicht gedacht.
Warum speichern Sie überhaupt noch separat in einem Kundenverzeichnis? Macht nur dann Sinn, wenn Sie prinzipiell nach ACT!11 verknüpfen und nicht einbetten.
Würden Sie verknüpfen, würden Sie auch in ACT das Original ändern.

Wenn Sie aber einbetten (was Sie bei der Konvertierung Ihrer ACT!-Datenbank wohl entschieden haben), dann brauchen Sie das Dokument doch nicht noch einmal an anderer Stelle mit der von Ihnen genau beschriebenen Gefahr, das die Dokumente eines Tages nicht mehr identisch sind.

Guten Morgen Ronald,

ACT! 11 unterstützt doch genau diese zwei verschiedenen Varianten der Beifügung von Dateianhängen zu Kontakten/Firmen/Gruppen.

Möglichkeit 1:
Die betreffende Datei wird "attached" - d.h., es wird eine Kopie der Datei im Attachement-Ordner angelegt. Dies war bis einschl. ACT! 8.0 (glaube, es war 8.0) die einzige Möglichkeit.

Möglichkeit 2:
Die Datei wird (wie schon bei ACT! 6.0) verknüpft. Dann wird eben keine Dateikopie vorgenommen, sondern die Datei bleibt wo sie ist. ACT! 11 speichert in diesem Fall (auch im Attachement-Ordner) die Verknüpfungsinformationen ab. Ändert sich irgendwann der Ablageort der verknüpften Datei, dann bekommt dies ACT! 11 meines Wissens (eben im Gegensatz zu ACT! 6.0) auch mit.

By the way - über die Zusatztechnik "BrowserTab" (in ACTOptimum4 enthalten) kann man bei Ausübung von Möglichkeit 2 eine neue Registerkarte in ACT! einrichten, die in einem vorgegebenen Root-Verzeichnis nach dem Namen eines Unterordners dieses speziellen Kunden/Kontaktes sucht. Dies wird durch die frei definierbare Übergabe eines Feldinhaltes aus dem aktuellen Datensatzes erreicht (z.B. Kundenname oder KDNR), welcher identisch sein muß mit dem Namen des Unterordners. Dann wird der Inhalt dieses Unterordners direkt in ACT! nicht nur angezeigt - sondern es läßt sich hierin auch direkt navigieren und Dateiaufruf und -bearbeitung betreiben.

Einen schönen 1. Advent

Axel v. Melville

Ingrid Weigoldt hat geschrieben: Warum speichern Sie überhaupt noch separat in einem Kundenverzeichnis?

Weil ich ALLES was einen Kunden betrifft (und das sind bei weitem nicht nur innerhalb ACT erstellte Word-Dokumente oder E-Mails) auf einen Blick in einem Verzeichnis haben will.

Axel v.Melville hat geschrieben: Möglichkeit 2:
Die Datei wird (wie schon bei ACT! 6.0) verknüpft. Dann wird eben keine Dateikopie vorgenommen, sondern die Datei bleibt wo sie ist. ACT! 11 speichert in diesem Fall (auch im Attachement-Ordner) die Verknüpfungsinformationen ab.

Das ist aber nur mit MANUELLER Verknüpfung zum Register "Dokumente" möglich! Ich möchte aber nicht manuell eine Verbindung zum Register "Dokumente" erstellen und dann später - bei Betrachtung der Historie - auf "Dokument" umschalten, um zu kontrollieren, ob da eventuell noch ein Eintrag wäre! Das ist zu umständlich - zeitraubend. Ich möchte das innerhalb ACT erstellte Word-Dokumente / E-Mails AUTOMATISCH in die Historie eingetragen und dort auch GEÖFFNET werden können. Das war unter ACT!6 problemlos möglich! Warum nicht unter ACT!11?

Herr Melville
Vielen Dank für den Hinweis auf "BrowserTab". Soetwas habe ich schon lange gesucht. Unter anderen hatte ich auch das Melville-Angebot an AddIns betrachtet. Aber wer vermutet schon derartiges unter "Einbindung beliebiger Web-Dienste"? Vielleicht sollten Sie diese Möglichkeit (Verknüpfung zu einem Verzeichnis) als eigenständiges AddIn anbieten oder in Ihrer Beschreibung von ACTOptimum4 näher erläutern. Ist vielleicht dazu eine Testversion vorhanden?

Vielen Dank an Beide für ihre sachkundigen Antworten.

Ronald hat geschrieben:....... Ich möchte das innerhalb ACT erstellte Word-Dokumente / E-Mails AUTOMATISCH in die Historie eingetragen und dort auch GEÖFFNET werden können. Das war unter ACT!6 problemlos möglich! Warum nicht unter ACT!11? .

Das geht doch in ACT!11 genauso wie in ACT!6.
Wie in ACT!6 wird im Register Historie das Dokument (Word Brief, email) automatisch angehängt.
Bestehende Dokumente lassen sich mit rechter Maustaste über "Datei anhängen" entweder verknüpfen oder verlinken.
Man kann sogar eine .lnk Datei anhängen und hätte dann sofort per Doppelklick den Kundenordner im Zugriff.

Hallo Ronald,

hätten Sie bereits beim Konvetierung Ihrer DB ACT!6 nach ACT!11 für die Anlagenkonvertierung die "Verknüpfung" angegeben, würden alle anzuhängenden EMails oder Dokumente automatisch auch verknüpft. Hatten Sie sich für "übernehmen in Attachments" entschieden, werden alle neuen EMails und Dokumente ebenfalls eingebetettet.
Ob man diese grundsätzliche Entscheidung und wie nachträglich umstellen könnte ohne Eingriff ins Programm selbst, weiß ich nicht.

Statt BrowserTab können Sie auch ohne weiteres ein Feld vom Typ "Internet" in Ihrer Datenbank anlegen, dort den Verzeichnisnamen für Ihren Kontakt eintragen wie z.B. "File://X:\Kundexxxx\" und so jederzeit schnell per Klick den WinExplorer mit diesem Verzeichnis öffnen. Geht übrigens soweit, daß man auch Dateien gleich öffnen könnte (wenn der Name denn angegeben ist).

Ich glaube wir reden aneinander vorbei. Wenn ich die ACTDemo.PDA, eine vollkommen neue PDA oder eine konvertierte PDA (egal ob mit Verknüpfung konvertieren oder in Attachments übernehmen) benutze - in ALLEN Fällen hänge ich bei der Wahl "Historie aufzeichnen und Datei anhängen" nur eine Kopie der Datei aus dem ACT-Verzeichnis Attachments an. Damit sind eventuelle spätere Diskrepanzen zwischen Original und Kopie vorprogrammiert.

Selbstverständlich weiß ich, wie man in der Historie manuell eine Verknüpfung (über die das Dokument auch geöffnet werden kann) zu irgendeiner Datei einbinden kann. Aber das ist 1. nicht automatisch, sondern erfordert zusätzlichen Aufwand und 2. zeigt nur ca. 70 Charakter des Pfades an - mit den man nicht immer auf den Dateinamen (Betreff des Dokumentes) schließen kann (Übrigens eine Vernüpfung zu einer Datei unter "Dokumente" zeigt den kompletten Pfad mit Dateinamen!)

Bei ACT6 konnte ich ins Protokoll automatisch eine Verknüpfung zum Original (egal wo es abgelegt ist) anlegen, mit der ich auch das Dokument öffnen konnte. Nichts anderes wünsche ich mir auch für ACT!11

Ingrid Weigoldt hat geschrieben: Statt BrowserTab können Sie auch ohne weiteres ein Feld vom Typ "Internet" in Ihrer Datenbank anlegen, dort den Verzeichnisnamen für Ihren Kontakt eintragen wie z.B. "File://X:\Kundexxxx" und so jederzeit schnell per Klick den WinExplorer mit diesem Verzeichnis öffnen.

Es funktioniert! Vielen Dank für diesen Tipp.

Hallo Roland,

tatsächlich, wir reden aneinander vorbei.

Abgesehen von der Demo und anderen neu erstellten Datenbanken ist es bei einer konvertierten Datenbank tatsächlich so, daß beim Anhängen von über ACT/Word erstellten Dokumenten an den Kontakt tatsächlich mir "Verknüpfung" gearbeitet werden kann, falls beim Konvertieren die bereits vorgefundenen Anlagen auch "verknüpft" und nicht "eingebettet" wurden.
EMails wurden ja schon immer in ein festgelegtes Verzeichnis gespeichert, da spielt das wohl keine Rolle.

in ALLEN Fällen hänge ich bei der Wahl "Historie aufzeichnen und Datei anhängen" nur eine Kopie der Datei aus dem ACT-Verzeichnis Attachments an.

Das stimmt nur solange, wie Sie nicht den Schalter "Anhängen" benutzten und zu "Verknüpfung" welchselten bzw. bei der Funktion "Kontakt, Anhängen" sich für "Datei" entschieden und nicht für Verknüpfung.

Und wenn Sie das mit dem Feld vom Typ Internet und file:// mal testen werden Sie feststellen, daß man dort ja 254 Zeichen Feldlänge durchaus in einer einzigen Zeile beim Kontakt darstellen kann und demzufolge das Verzeichnis auf einen Blick sieht.

Im übrigen ist die Möglichkeit, Dateien in die ACT!11-Datenbank im Verzeichnis Attachments einzubetten zwingend für eine saubere Synchronisation inkl. Anlagen - was ja in ACT!6 nicht ging und immer wieder bemängelt wurde.

Um mit den Worten so manchen Software-Herstellers zu sprechen: It's not a bug, it's a feature!

Hallo Frau Weigoldt

Das mit File:// ist ein sehr hilfreicher Hinweis und funktioniert bestens

Ich wollte nun eine Datenbank nachrüsten und von mir häufig benutzte Pfade in einer Dropdownliste im Internet-Feld erfassen, um sie dann je Kontakt auszuwählen. Leider werden nur 64 Charakter als Listeneintrag in einer Dropdownliste akzeptiert. Kann man das Limit dafür erhöhen? Natürlich sind 64 Charakter schone eine ganze Menge und manuell kann ich ja sogar - wie sie schrieben - bis 254 Charakter eintragen. Ich möchte mir aber Arbeit ersparen und ein längerer Listeneintrag könnte mir dabei helfen.

Dank im Voraus

Hallo Ronald,

keine Chance. Listeneinträge liegen alle in einer einzigen Tabelle, und da ist die Feldlänge für den Listeneintrag begrenzt auf 64 Stellen.

Wenn Ihre Verzeichnisse vorne immer gleich heißen und dann nur durch einen Kurznamen bzw. eine Kundennummer (die in ACT möglicherweise in einem Feld steht) unterschieden werden, könnte man vielleicht AutoData einsetzen, um den Namen des Kundenordners erzeugen zu lassen.

Hallo Frau Weigoldt

Danke für die prompte Reaktion. Mit der Antwort (Feldlänge max 64) hatte ich eigentlich schon gerechnet. Dem Hinweis auf AutoData wollte ich sofort nachgehen. Doch wo finde ich dieses Tool? Auf Ihrer Website wird es nicht erwähnt und bei Google wird AutoData als KFZData interpretiert. Haben Sie vielleicht eine nähere Beschreibung?

Dank im Voraus

Hallo Ronald,

AutoData ist ein in Optimum4 von Melville-Schellmann enthaltenes Tool, mit dessen Hilfe man so Sachen machen kann wie "suche den richtigen Stadtnamen für eine bestimmte PLZ" oder auch "bau mir meine Briefadresse zusammen für In- oder Ausland" oder "bau mir einen Verzeichnispfad in ein Feld und ergänze den durch den Kundennamen oder die Kundennummer".
Aber damit geht natürlich auch viel mehr!!!

Danke,
werde ich mir genau ansehen