Import von Excel Übernahme von Infos ins Feld Notizen

[trebor-robert]

Hallo zusammen,

wie kann ich beim Import sicherstellen, daß ich Notizen die ich in einer Spalte in einer Excel Datei gemacht haben und einem bestimmten Kontakt zuzuordnen sind in ACt 2000 übernehmen, sodass die Notiz zum passenden importierten Kontakt eingefügt wird.

Ich habe eine Excel Liste mit vielen Kontakten und dazugehörigen Infos wie Telefonnotizen, die ich permanent erweitere und einmal im Monat importieren möchte. Ich möchte nicht den Weg gehen, alle Notizfelder in ein neu zu definierendes Feld zu importieren und dann händisch in jeden Kontakt rein und die Daten dann in das Notizfeld zu übernehmen.

Danke für die Hilfe

trebor-robert

[N. Prochnow]

Hallo trebor-robert,

dafür benötigen Sie einen eindeutigen Schlüsselwert (z.B. eine Kundennummer) auf beiden Seiten. Mit Hilfe des Schlüsselwerts und entsprechender Einstellungen in "Felder definieren" können Sie einen gezielten Import der Notizen in ACT! durchführen.

[trebor-robert]

Hallo N. Prochnow,

die Beschreibung ist mir nicht klar. Vielleicht noch mal genauere Beschreibung meines Anliegens.

Ich habe eine Excel Datei mit recherchierten Datensätzen die in Act importiert werden sollen.

gegeben sei zum Beispiel die Spalte C1, in der die Inhalte aus Datensatz 1 hinterlegt sind, die später eine Notiz zum Kontakt ergeben sollen.

Ich meine auch die Notizen, die im Reiter "Notizen/Protokoll" hinterlegt werden sollen. Es ist ausreichend wenn, das Datum der Notiz der Tag des Imports ist.

Im Übrigen sind alle Datensätze neu, d. h. in Act bisher noch nicht vorhanden und sollen erstmalig in ACt importiert werden, ein eindeutiger Schlüssel scheidet somit als Selektionskriterium aus.

danke für die Hilfe

trebor-robert
robert b.

[Frank von Papen]

Sicher hat sich die Aufgabenstellung schon erledigt, aber damit die Frage auch an dieser Stelle beantwortet ist:

Excel-Tabellen sollten ins txt-Format gespeichert werden. Wenn es sich bei den Notizeinträgen um Eintragungen in eine Textzelle handelt, können beim Zuordnen der Quell- und Zielfelder, die "Notiz-Zelle" dem Feld "Notiz" in ACT! zugeordnet werden.
Wenn es sich um Kommentar-Zellen handelt, die forlaufende Notizeinträge beinhalten, werden die Informationen gar nicht oder abgeschnitten importiert (kann mich nicht mehr genau erinnern). Hier muss ein Zusatztool greifen. Wenn es so ist, mit Herrn Schellmann in Verbindung setzen, der kann Ihnen im Rahmen einer Supportkarte eine Lösung anbieten.

Gruß
Frank von Papen

[A SAnder]

Hallo Herr Trebor-Robert!
Ich habe nun mit folgender Lösung Erfolg gehabt:
Ich habe diese Notizen in ein Feld in ACT importiert und nutze die Protokollfunktion. Da jedoch beim Import nicht protokolliert wird, habe ich diese Notiz nicht sofort in das protokollierte Feld <Letzte ERgebnisse> importiert, sondern gehe den Umweg über ein neues Feld namens <temp>. Ich habe ein FEld namens <temp> angelegt, in das ich die Notizen importiert habe (ihr xls müssten sie in txt oder csv verwandeln, bitte beachten sie dass act felder nicht mit semikolon trennt!).
Sobald alle Datensätze erfolgreich importiert wurden, wähle ich Menü Bearbeiten\ Ersetzen und vertausche die Inhalte von <temp> und dem bisher leeren <Letzte ERgebnisse>. Da letzteres protokolliert wird, hat dieser Tauschvorgang zur Folge, dass die Notizen sogleich im Feld <Letzte ERgebnisse> sowie im Register Notizen/Protokolle erscheinen.
Ich hoffe ich habe es verständlich erklärt...
Gruss ASander