Kontakt auf Inkativ schalten?

[Kathleen]

Es kommt im Laufe mehrjähriger Arbeit immerwieder vor, dass bestehende Kontakte in einer Firma wechseln. Manchmal nur innerhalb der Firma, manchmal gehen Sie ganz weg. Um die Historie meiner Arbeit auch von den letzten Jahren für meine Mitarbeiter sichtbar zu behalten, damit der Stand aktueller Aktivitäten und deren Verlauf auch unvorbereitet nachvollzogen werden kann, wäre es schön, wenn man einen Kontakt inkativ schalten könnte aber nicht löschen muss. Ich habe so eine Funktion noch nicht gefunden. Das heisst, im Serienmail werden auch Emails immer wieder gesendet. Die Email auf Persönliche Mail kopieren und das Standard Email Feld leer lassen geht auch nicht, weil die Felder trotzdem mit einbezogen werden bei Serienmails. Oft würde ich den Kontakt, gerade wenn er in der Firma die Position oder Abteilung gewechselt hat, gern in der Abteilung als inaktive Kopie behalten mit allen Angaben damit die Historie vollständig bleibt. Am Besten mit einem Hinweis: Kontakt gesperrt, keine Änderungen möglich, Abteilungswechsel von Einkauf zu Chefetage.

hat jemand eine Idee?

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Kathleen,

benutzen Sie doch dazu das Feld "ID/Status" und berücksichtigen Sie bei der Gruppenbildung oder Suche (für Serienmails) nur die Kontakte, die in ID/Status nicht den Wert "inaktiv" haben!

Ein zusätzliches Bemerkungsfeld könnten Sie ganz leicht in Ihrer DB anlegen und mit einem entsprechenden Hinweis auf den Grund für "inaktiv" befüllen.

Um zu verhindern, daß jemand an diesem Kontakt noch etwas ändert, sollten Sie (falls Sie Premium einsetzen), den Zugriff auf diesen Kontakt über eine Teamregel einschränken.
Bei Einsatz einer Standardversion bleibt Ihnen nur, den Kontakt auf "privat" zu setzen, am besten für den Admin in der Datenbank.